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關於公關活動場地的眉眉角角

by Willy

分享一下以前在公關業舉辦活動時,如何尋找場地的過程,基本上適用於一般記者會、產品發表會、研討會或教育訓練。

首先,當客戶告訴我們要辦一場活動時(或者企業自辦活動時,老闆告訴活動舉辦人),

我們會知道下列訊息:活動性質、時間、規模人數、預算:

  1. 依照人數規模(多少人或多少坪場地)向飯店或會議中心詢問可否訂位,通常會從地點比較方便的幾家開始詢問,如果沒有適合場地,才會去詢問其他地點,通常比較熱門的場地常常會先被預約,我們就只能排在waiting list,所以還會另外訂1-2家適合的場地作為備案。(所謂的waiting是指有人先訂了,但是沒有付錢,所以還有很大的機會排到),我們需要和業務人員打聽出以下資訊:
    • a. 有哪幾間符合人數規模的場地可供預定或是waiting,各是幾坪,場地費一個時段多少錢(通常是早上、下午或晚上三個時段)。場地容納人數會依活動性質 而不同,如果是記者會,通常擺4-6人圓桌,容納的人比較少、如果是研討會,擺教室型(即長條桌加椅子),容納的人數較多,若是演講,擺聽講型,僅擺講台 和椅子,可容納最多人
    • b. 提前進場布置需要加多少錢,很重要!(因為有時候如果場地布置比較費工,下午的活動可能早上8點場佈公司就要進場;早上活動前一晚要進場),通常飯店會打六折或更低
    • c.  其他設備是否加錢,加多少:投影機、投影幕、麥克風、擴大機及音響設備、拉電線(多少瓦)、舞台板、若是國外來賓演講,場地有無即時口譯設備
    • d. 餐點場地是否提供,還是需要外叫、如何計價
    • e. 場地平面圖
  2. 當客戶口頭上表示偏好後,我們會和飯店還有場佈公司約時間去實際看場地,以免平面圖的感覺和現場不同
    • a. 場地形狀是否適合舉辦活動,或場地該如何布置
    • b. 場地挑高:有些活動需要特別高的場地
    • c. 舞台是否由場地提供,還是需要由外面場佈公司提供,提供的舞台多大多高,舞台擺在那邊
    • d. 投影幕擺在那邊,可否移動,投影機是固定式的嗎?還是擺在桌子上?
    • e. 燈光在什麼位置,數量是否符合活動所需,還是由場佈公司外加燈(那就必須拉電線,通常場地方會再另收一筆費用)
    • f. 菜單內容,飯店通常一人份至少要300-400元,若非用餐時間,可只點實際人數的3/4份就好
    • g. 是否提供免費的停車卷(通常飯店自有停車場會提供數量不等的停車卷),若無停車場,附近最近的停車場在哪?
    • h. 接待桌位置、提供幾個接待牌(從門口指引至活動場地)
  3. 特殊需求:有些活動需要進車子或樂器,所以可能需選在戶外開放場地,或者是一樓,這就要費功夫尋找…

好在,現在很多資訊都可以在場地王的整合查詢介面上做到,可以省一番功夫

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One Response to “關於公關活動場地的眉眉角角”

  1. 策辦活動的許多細節
    真的是沒有親身去做過
    就不會明瞭其中的辛苦

    面對景氣低迷
    客戶預算都壓得很低的現狀
    公關也幾乎都很辛苦地經營阿

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